Facturation électronique en France : les vérifications à faire quand on loue du matériel

La DGFiP fixe la réception au 1er septembre 2026 pour toutes les tailles d’entreprise, lorsque le fournisseur doit émettre une facture électronique. L’émission et les transmissions de données commencent en 2026 pour les grandes entreprises et ETI, puis au 1er septembre 2027 pour les PME et microentreprises.

Écrivez deux lignes dans votre plan : recevoir les factures des fournisseurs, puis émettre vos propres factures. Attribuez un responsable à chacune. Un petit loueur ne doit pas attendre son échéance d’émission pour vérifier où arrivent les factures électroniques de ses fournisseurs.

La location à une entreprise française, à un particulier ou à un client étranger n’emprunte pas nécessairement le même circuit. La DGFiP distingue la facturation électronique et la transmission de données, appelée e-reporting. Sa page d’orientation permet d’examiner les obligations selon la situation.

Préparez des exemples anonymisés : une location à une société locale, une à un particulier, un acompte puis un solde, et un avoir. Ajoutez un client étranger si vous en avez. Faites valider le traitement de chaque exemple, y compris les données de paiement, plutôt que de chercher une réponse unique pour toutes vos réservations.

La franchise en base ne suffit pas à vous exclure de la réforme. La DGFiP précise que les microentrepreneurs et franchisés en base concernés doivent eux aussi préparer la réception et respecter leur calendrier d’émission. Les opérations exonérées peuvent nécessiter une analyse distincte.

Apportez au comptable votre identité d’entreprise, votre régime de TVA et la description de vos prestations. Évitez de déduire une obligation du seul intitulé « microentreprise ». Si location, vente de consommables et installation coexistent, indiquez ces activités séparément dans la liste à examiner.

Le circuit prévu par la réforme utilise une plateforme agréée et des données structurées. Envoyer un PDF ordinaire par courriel ne suffit pas à établir que la facture suit ce circuit. Vérifiez avec votre prestataire quelle plateforme intervient et quelles fonctions sont comprises dans votre offre.

Demandez qui traite une facture rejetée, comment un avoir est envoyé et où récupérer les pièces. Louez n’est pas présenté ici comme une plateforme agréée. Avant d’utiliser une connexion proposée par un logiciel, confirmez son activation pour votre compte et le périmètre réellement disponible.

Dans l’environnement d’essai proposé, suivez une facture fournisseur et une facture client jusqu’au statut final. Vérifiez les identifiants d’entreprise, montants, dates et rapprochements avec la réservation. Notez les erreurs rencontrées et le contact chargé de les résoudre.

Votre procédure peut tenir sur une page : endroit où arrivent les factures, fréquence de contrôle, personne responsable et traitement des rejets. Faites confirmer les points fiscaux encore ouverts avant de basculer. Conservez une copie des paramètres validés et réexaminez-les si votre activité ou votre régime change.